Cockpit : Messe

Übersicht

Das Messe-Modul umfasst die folgenden Plattformen:

- Cockpit

- Teilnehmer-Portal

- Ark-Site

Cockpit

Hier kann der Administrator alle Kunden- und Messedaten anlegen, bearbeiten und verwalten.

Teilnehmer-Portal

Für Messeteilnehmer zur Verwaltung ihrer Unternehmens-/Nutzerdaten

Ark Site

Dies ist die Marketing Website der Messe, jede Messe hat eine Website.

Wenn ein Kunde das Messemodul abonniert, teilen sich alle Webseiten unter diesem Kunden EIN Teilnehmerportal.

Business Workflow

Hier ist ein Beispiel für einen typischen Workflow:

1. Kunde A abonniert das Fair-Modul.
   1. Messe-Modul wird zum Cockpit hinzugefügt
   2. Das Teilnehmerportal wird der Website des Marketingcenters hinzugefügt.
   3. Jede Website steht für eine Messe. Wenn ein Kunde 3 Messen in einem Jahr hat, braucht er 3 Websites, um 3 Messestandorte zu schaffen.
   4. Alle Messestandorte, die demselben Mandanten angehören, nutzen dasselbe Teilnehmerportal. Beispiel: Marketingcenter 1 meldet sich bei der Ark-Site-Administration an und fügt Inhalte für das Teilnehmerportal hinzu/bearbeitet/löscht sie, der Inhalt wird in der Ark-Site-Administration von Marketingcenter 2 und Marketingcenter 3 aktualisiert.
2. Kunde A meldet sich am Cockpit an, um Folgendes zu tun
   
   1. Messeinformationen erstellen/bearbeiten
   2. Benutzerinformationen erstellen/bearbeiten (Aussteller, Berater, Referenten)
   3. Verwalten anderer Daten: Branchen, Medien, Formulare, Automatisierung, E-Mail-Konfiguration, Messeausweise.
3. Messe Admin meldet sich bei der Ark-Site an, um Folgendes zu tun:
   1. Einrichten des Inhalts der Messeseite
   2. Einrichten von Inhalten für das Teilnehmerportal
4. Der Benutzer (Aussteller/Berater/Referent) meldet sich beim Teilnehmerportal an, um Folgendes zu tun:
   1. Eigene Daten verwalten
   2. Logo und Bilder hochladen
   3. Markenlogo und Bilder hochladen
   4. Sprecherporträts hochladen
   5. Matchmaking-Daten ausfüllen
   6. Ausfüllen der Daten für den Druck der Messeausweise

Bemerkungen: Alle oben genannten Daten werden mit Cockpit > Messemodul synchronisiert. Der Administrator kann immer die gleichen Daten im Cockpit sehen/bearbeiten und diese Daten werden automatisch auch im Teilnehmerportal aktualisiert.

Cockpit : Messe Modul

1. Messe(n)

Hier können Sie eine neue Messe anlegen und die Liste der verfügbaren Messen einsehen/bearbeiten.
https://cockpit.proof-point-suite.com/#/dashboard/fairs

Klicken Sie den Button [ Messe erstellen ], füllen Sie das Formular aus und senden Sie es ab. Eine Messe wird erstellt und dem Listing hinzugefügt.

2.0 Aussteller/Berater/Speaker

Hier kann der Administrator manuell Benutzer anlegen. Es gibt 3 Arten von Benutzern: Aussteller, Berater und Speaker.

• Aussteller - Unternehmen, die auf der Messe ausstellen werden
• Berater - Berater, der ihre Dienstleistungen/Produkte auf der Messe ausstellen
• Speaker - Redner, die während der Messe sprechen

2.1 Aussteller/Berater/Speaker

Aussteller-/Berater-/Speaker anlegen über Cockpit > Messe > Aussteller/Berater/Speaker

Die oben genannten Daten sind Pflichtangaben, wenn ein neuer Benutzer erstellt wird. Sobald ein Benutzer erstellt ist, sendet das System Anmeldedaten an den Benutzer, und der Benutzer kann sich mit den angegebenen Anmeldedaten beim Teilnehmerportal anmelden.

Alle erstellten Benutzer werden in der Liste angezeigt. 

Erläuterung zum Listing

Dieser Eintrag wird von 3 Benutzern gemeinsam genutzt: Aussteller, Berater, Speaker.

Das System stellt den Eintrag so ein, dass je nach Suchkonfiguration entweder Aussteller/Berater/Speaker angezeigt werden.

Bei der Auflistung von Ausstellern ist zum Beispiel "Aussteller" standardmäßig aktiviert, so dass alle Ausstellernutzer auf der Liste angezeigt werden.

Der Administrator kann diese Einstellung verwenden, um nach verschiedenen Benutzern mit unterschiedlichem Status zu suchen.

In der Spalte "Aktionen" gibt es 4 Funktionen:

Von links nach rechts stehen diese 4 Button für folgende Funktionen:

• Bearbeiten - Erlaubt dem Administrator, Daten im Formular zu bearbeiten / hinzuzufügen
• Log - zeigt dem Admin die Aktivitäten dieses Benutzers an
• Log me in as - erlaubt dem Administrator sich direkt in das Dashboard des Teilnehmerportals des Benutzers einzuloggen.
• Upload - ermöglicht es dem Administrator, die vom Teilnehmerportal hochgeladenen Daten einzusehen und die Daten auch hier zu bearbeiten. Die Daten hier werden mit dem Teilnehmerportal synchronisiert.

In der Spalte "Messen" kann der Administrator auf den Namen der jeweiligen Messe klicken und die Daten zu dieser Messe anzeigen/bearbeiten.

• Stand Nummer
• Promo Code
• Social Media Post
• Email Banner
• Pressemeldung 1 & 2

Alle oben genannten Daten werden mit dem Teilnehmerportal synchronisiert und angezeigt.

In der Spalte "Status" kann der Administrator den Status eines Ausstellers/Berater/Speaker direkt von "Interessiert" auf "Bestätigt" ändern. Wenn der Status "Bestätigt" ist, bedeutet dies, dass der Benutzer diese Messe gebucht hat. Daher muss der Administrator eine Messe auswählen, wenn er den Status auf "Bestätigt" aktualisiert.

Wenn der Status "inaktiv" ist, bedeutet dies, dass die von diesem Benutzer gebuchte Messe bereits abgelaufen ist. Und es gibt im Moment keine andere aktive Messebuchung.

Ampelsystem - dies ist ein Indikator, der dem Administrator anzeigt, welches Teilnehmerportalformular von den Benutzern ausgefüllt wurde. Wenn sie rot ist, ist das Formular unvollständig, und wenn sie grün ist, ist das Formular ausgefüllt. Wir werden später in dieser Dokumentation mehr über dieses Thema erfahren.

2.2 User erstellen Fenster

Wenn wir auf die Schaltfläche [ Aussteller/Berater/Sprecher anlegen ] klicken, erscheint das User erstellen Fenster und der Administrator muss das folgende Formular ausfüllen

• Firmenname: Name der Unternehmen, die an einer Teilnahme an der Messe interessiert sind
• Kurzer Firmenname: Kurzanzeige des langen Firmennamens (z.B. Proof Point statt Proof Point development GmbH)
• Rolle: Wählen Sie aus 'Aussteller/Berater/Speaker'.
• Status : Jeder neu angelegte Benutzer erhält den Standardstatus "interessiert".
• Email Address : Diese E-Mail-Adresse wird als "Benutzername" für die Anmeldung im Teilnehmerportal verwendet.
• Sprache : Auswahl der Standardsprache für diesen Benutzer.
  • Diese Spracheinstellung betrifft:
    • Der Inhalt der an diesen Benutzer gesendeten E-Mail.
    • Die Sprache, die dem Benutzer bei der Anmeldung am Portal angezeigt wird.

2.3 User bearbeiten Modal

[ User bearbeiten ] Fenster ist ein Formular, das aus mehreren Feldern besteht, die auszufüllen sind. Alle diese Felder sind in 5 Registerkarten unterteilt.

• Firmendaten
• Persönliche Daten
• Ansprechpartner
• Social Media Informationen
• Daten für die Rechnungsstellung

Bei diesem Formular sind einige Dinge zu beachten:

• Ein Benutzer kann mehrere gebuchte Messen haben
• [ Ist auch Speaker ] [ Mehrere Marken ] nur im Formular für Ausstellern/Beratern verfügbar:
  • Wenn [ Ist auch Speaker ] angekreuzt ist, spricht dieser Aussteller/Berater auch während der Messe. Daher müssen sie das Formular „Redner“ im Teilnehmerportal ausfüllen.
  • Wenn [ Mehrere Marken ] angekreuzt ist, besteht dieser Aussteller/Berater aus mehreren Marken unter seinem Unternehmen. Sie müssen das Formular „Marken“ im Teilnehmerportal ausfüllen.
  • Wenn [ Newcomer ] angekreuzt ist, wird dieser Aussteller in der Ausstellerübersicht mit einem Hinweis versehen, dass dieser Aussteller neu auf der Messe ist.
• Die Daten der folgenden Felder auf den Registerkarten [ Firmendaten ] und [ Persönliche Daten ] werden direkt mit der Registerkarte [ Für Rechnung ] synchronisiert.
  • Hausnummer
  • Strasse
  • PLZ
  • Ort
  • Land
  • UID Nummer
  • Telefon
  • E-Mail Adresse

Wenn die Rechnungsdaten des Unternehmens abweichen, kann der Administrator die Option [ Rechnungsdaten sind identisch ] deaktivieren und die gewünschten Rechnungsdaten eingeben.

3.0 Ampel

Die Ampeln ist ein Indikator, der anzeigt, welches Formular bereits vom registrierten Benutzer ausgefüllt wurde.

Grüne Farbe: zeigt an, dass die erforderlichen Daten ausgefüllt sind

Rote Farbe: zeigt an, dass die erforderlichen Daten noch nicht ausgefüllt sind.

Es gibt 5 Formulare, die durch die Ampeln dargestellt werden (von links nach rechts)

• Formular Stammdaten (Ihre Daten)
• Formular Matchmaking
• Formular Messeausweise
• Buchungs-Formular
• Ihre Uploads-Formular

Im Folgenden werden die Kriterien erläutert, die erfüllt sein müssen, damit das jeweilige Formular grün wird. Alle Formulare sind im Teilnehmerportal zu finden. Die bereitgestellten Screenshots stammen aus dem Teilnehmerportal.

3.1 [ Ihre Daten ] Stammdaten Formular

• Wenn die folgenden Daten vollständig ausgefüllt sind, zeigt die Ampel ein grünes Symbol - [ ist ausgefüllt ]
  
  • Firmenname
  • Frimenname kurz
  • Branche
  • Firmenname für die Rechnung*
  • Rechnungsadresse*
  • PLZ für die Rechnung*
  • Land für die Rechnung*
  • Telefonnummer für Rechnungen*
  • E-Mail Adresse für Rechnungen*
  • Umsatzsteuer IdentNr.*
• * = vorausgefüllte Felder: Wenn die vorausgefüllten Felder alle ausgefüllt sind, ist die Liste vollständig und die Ampel zeigt grün an.

Screenshot-Beispiel (die Daten sind alle Dummys)
URL : https://www.center_url.com/portal/data

3.2 Matchmaking Formular

• Wenn die folgenden Felder des Formulars ausgefüllt sind, schaltet die Ampel auf grün.
  • Aus dem Formular „Matchmaking“: Feld „Wir suchen Partner in dieser Region/Land“.

• • Aus dem Formular 'Ihre Firmendaten' : Feld [ Firmenname ]
  • Aus dem Formular des 'Expo Magazine' :
    • Feld [Kurzbeschreibung] für gedruckten Katalog
    • Feld [ Kurzbeschreibung ] für die Website
    • Feld [ Webadresse ]

3.3 Messeausweise Formular

• Sobald ein Datensatz unter Messeausweise eingeben wurde erscheint die Ampel grün

3.4 Marketing Buchungen

• Wird derzeit überarbeitet

3.5 Ihre Uploads Formular

• Logo, wenn mindestens 1 Bild und 1 Pressemitteilung hochgeladen wurden erscheint die Ampel grün

4.0 Speaker einem Programm zuordnen

Das Speaker listingListing onim cockpitCockpit displayzeigt Companiesdie ofUnternehmen whichan thedie speakersSpeaker arefür from.die OutMesse(n) ofbereitstellen. thesePro companies,Unternehmen therekönnen maymehrere haveSpeaker severalauf speakersder speakingMesse during the event.sprechen.

There

are

Es gibt 2 otherweitere pagesSeiten underunter thedem SpeakerHauptmenü main menu.Speaker.

• StagesBühnen - AdminBühnen toverwalten, createauf stagesdenen whereder theSpeaker speakersprechen willwird, beund speaking,sie andeiner assignbestimmten themMesse to a particular fair.zuzuordnen.
• ProgrammeProgramm - Admin to assign different speakersSpeaker ( personPerson ) tofür differentverschiedene programmeProgramme duringverwalten theund faireiner Messe zuzuweisen

4.1 CreateBühne Stageerstellen

Create stage by filling in the Title & Description, and assign a fair to it.

ThisErstellen meansSie thiseine stageBühne, isindem forSie thisden particularTitel fair.und die Beschreibung eingeben und ihr eine Messe zuweisen.

ChooseDas abedeutet, colordass fordiese theBühne stage,für asdiese thisdefinierte willMesse bebestimmt displayedist.

in

Wählen theSie smarteine sectionFarbe later.für die Bühne, da diese später auf der Website angezeigt wird.

4.2 CreateProgramm Programmeerstellen

ThisDies isist theder placeOrt, wherean thedem adminder assignsAdministrator aeinem stageSpeaker toeine aBühne speaker.zuweist.
Die
TheDaten speakersdes data,Referenten, whichdie includesVor- first/lastund names,Nachnamen, languages,Sprachen, titleTitel ofdes lecture,Vortrags descriptionund ofBeschreibung lecture.des TheseVortrags areumfassen. dataDiese comingDaten fromstammen Participantsaus Portaldem Speaker’Formular des Teilnehmerportals Speaker's form.Formular.

CompanyDie usersBenutzer filldes inUnternehmens thetragen datahier here,die andDaten thisein, datadie willdann be sync tomit Cockpit > SpeakersRedner > ProgrammeProgrammliste Listing.synchronisiert werden.

BelowBeispiel iseiner screenshotÜbersicht ofder dummy listing on staging:Programme:

When these data is created, the required ‘date’ , ‘stages’ and ‘time’ is empty because this required admin to fill in.

AdminWenn willdiese clickDaten onerstellt thewerden, editsind button,die anderforderlichen openFelder up„Datum“, this„Messe(n)“ modal,und and„Uhrzeit“ assignleer, theda abovesie tovom aAdministrator speaker.ausgefüllt werden müssen.

Der Administrator klickt auf die Schaltfläche „Bearbeiten“, öffnet dieses Modal und weist einem Speaker die oben genannten Punkte zu.

The

program

Das isProgramm completeist withmit aboveden data,oben andgenannten willDaten appearvollständig onund ‘Programmekann Smartauf Section’der underWebsite ‘Tradegenutzt Fairs Template’.werden.

5.0 IndustriesBranchen

AdminDer createsAdministrator industrieserstellt tagauf viadieser thisSeite page.Branchen TheTags. industriesDas tagBranchen-Tag iswird usedbei whender creatingErstellung aeines user.Benutzers verwendet.

6.0 Medien

Im Bereich Medien kann der Messe Admin die von den Unternehmen hochgeladenen Bilder, Logos und Pressemeldungen einsehen und runterladen. Die Filterfunktion gibt dem Admin die Möglichkeit nach einzelnen Ausstellern, Speaker oder Beratern zu suchen. Auch eine Auswahl nach Messen ist möglich um einen Bulk-Download aller oder ausgewählter Teilnehmer zu ermöglichen.

6.0 Media

7.0 FormsFormulare

ThisHier iserstellt whereder adminAdministrator createsalle allim formsTeilnehmerportal requiredbenötigten in the Participants Portal.Formulare.

7.1 CreatingNeue newFormulare formserstellen

StepsSchritte tozur createErstellung aeines form :Formulars: 

1. FillGeben Sie einen Namen für dieses Formular ein - dies ist der Name, der in ader nameFormularliste forerscheint.
this form
2. Bestätigungsnachricht - thisdies isist thedie nameNachricht, appearingdie ondem theUser Formnach Listingabsenden des Formulars angezeigt wird.
3. Confirmation messageSchaltflächen-Editor - thishier iswird thedas messageLayout showndes toButtons theund endder userLink afterfür adie formSchaltfläche is„Senden“ successfully submitted.konfiguriert.
4. Button EditorSprache - thisAnzeige letder adminSprache configurefür thediese button layout and link for the submit button.Formular
5. LanguageHintergrundfarbe - LanguageHintergrundfarbe displayfür fordieses thisFormular form configuration( for admin viewing purpose)konfigurieren.
6. Background colorFormular-Editor - AdminFormular maymit configureverschiedenen aKomponenten background color for this form.
7. Form Editor - Admin to create a form using different components. This is the same with Ark Site Web Form.erstellen.

7.2 EmailE-Mail tabTab

ThisDiese emailE-Mail-Konfiguration configurationermöglicht allowses admindem toAdministrator, configurefolgendes thezu following :
konfigurieren:

• Email RecipientsE-Mail-Empfänger : SomeoneJemand, thatder receiveseine anE-Mail-Benachrichtigung emailzusammen notificationmit togetherden withübermittelten submittedDaten data.erhält.
• BCC email addressBCC-E-Mail-Adresse : otherBlind personCopy whomder admin would like to also send a copy of the above to them.Email
• EmailE-Mail SubjectsBetreffe : SubjectBetreff ofder the above emailE-Mail
• EmailE-Mail ContentInhalt : ContentInhalt ofder the above email.E-Mail.

8.0 Automation

Im Bereich Automation sind 7 Szenarien definiert unter denen die User des Messeportals eine E-Mail bekommen. Hier kann definiert werden wie viele Tage vor dem Messestart die jeweiligen Szenarien eintretten.

9.0 EmailE-Mail Configkonfiguriation

ThisDiese featureFunktion allowsermöglicht Admines todem createAdministrator, emailE-Mail-Vorlagen templatesfür foralle allAutomatisierungs-E-Mails automationzu emailserstellen, sentdie fromvom System toan users.die Benutzer gesendet werden.

BelowNachfolgend arefinden theSie emailsdie sentE-Mails, usingdie thismit template:dieser Vorlage verschickt wurden:

• AllAlle emailsunter configureddem underModul ‘Automation’'Automatisierung' modulekonfigurierten E-Mails
• LoginE-Mails Credentialmit EmailsAnmeldeinformationen
• ResetE-Mails passwordzum EmailsZurücksetzen des Passworts
• AutomatedAutomatisierte emailsE-Mails, triggereddie fromdurch Webdie FormÜbermittlung submissioneines Webformulars ausgelöst werden

10.0 Fair PassesMesseausweise

ThisHier iskann whereder AdminAdministrator candie downloadvon theden FairBenutzern passesüber datadas inputTeilnehmerportal byeingegebenen usersDaten viader theMesseausweise Participantsherunterladen. Portal.Der AdminAdministrator alsohat haveauch thedie authorityBerechtigung, todie editDaten theder dataMesseausweise ofzu thebearbeiten, fairdie passes,dann whichmit willdem thenTeilnehmerportal syncsynchronisiert to the Participants Portal.werden.

BelowDie isMesseausweise akönnen screenshotnach ofUnternehmen the(Aussteller, FairSpeaker, passesBerater) formoder onauch Participantsnach Portal.Messen gefiltert werden. Eine Bulk-Download ist über die Auswahl der Ausweise oder mit dem Button "Alle herunterladen" möglich.

Nachfolgend sehen Sie einen Screenshot des Formulars für Messeausweise im Teilnehmerportal.