Modul: Lohnabrechnungen

Übersicht der Lohnabrechnung

Die Jeydoo-Software unterstützt drei Arten von Mitarbeiterabrechnungen:

Angestellte
Minijobber
Stundenmitarbeiter

Voraussetzung: Einrichtung der Stammdaten

Vor der Erstellung der Lohnabrechnung muss der Admin sicherstellen, dass alle relevanten Stammdaten (Stammdaten, Verkäufe, Zeitaufzeichnungen) korrekt erfasst und aktuell sind.

Wenn Änderungen an den Stammdaten vorgenommen werden:

Aktualisieren Sie die erforderlichen Informationen in den Stammdaten.
Kehren Sie zur Lohnabrechnungsseite zurück.
Klicken Sie auf "Neu erstellen“, um die Lohnabrechnung mit den aktualisierten Daten neu zu generieren.

Erstellung der Lohnabrechnung & PDF-Snapshot

Sobald eine Lohnabrechnung erstellt oder neu erstellt wurde:

Ein PDF-Snapshot der Lohnabrechnung wird automatisch generiert und gespeichert.
Dieses PDF stellt die aktuellste Version der Lohnabrechnung dar.
Der Admin kann dieses PDF jederzeit zur Referenz oder Archivierung herunterladen.

1. Beschäftigungsart – Angestellte

1.1 Sammelabrechnung erstellen

Das Sammelabrechnungs-PDF kombiniert alle individuellen Lohnabrechnungen der Mitarbeiter in einem konsolidierten Dokument zur einfachen Überprüfung und Verteilung.

Um die Lohnabrechnung für mehrere Mitarbeiter zu erstellen, gehen Sie zu Lohnabrechnungen > Angestellte Sammelabrechnung

Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche [Hinzufügen].
Wählen Sie den gewünschten Abrechnungszeitraum aus.
Klicken Sie auf [ Speichern ], um die Sammelabrechnung zu erstellen.

Sobald eine Sammelabrechnung erstellt wurde:

Alle enthaltenen Mitarbeiter erscheinen ebenfalls in der Liste "Angestellte Einzelabrechnung“.
Die Lohnabrechnung jedes Mitarbeiters kann in diesem Bereich einzeln eingesehen werden.

Nur Mitarbeiter mit aktivierter Checkbox "Multi-Billing“ (unter Stammdaten) werden in dieses PDF aufgenommen.

1.2 Einzelabrechnung erstellen

Diese Übersicht finden Sie unter Lohnabrechnungen > Angestellte Einzelabrechnung, nachdem eine Sammelabrechnung hinzugefügt wurde.

Der Admin kann auch eine Einzelabrechnung erstellen, indem er auf die Schaltfläche "Hinzufügen“ klickt.

Lohnabrechnungs-PDF herunterladen

Auf dieser Seite kann der Admin auf das PDF-Symbol klicken, um den Lohnabrechnungs-Snapshot im PDF-Format herunterzuladen.

Lohnabrechnung nach Änderungen der Stammdaten aktualisieren

Wenn Änderungen an den Stammdaten vorgenommen werden, die die Lohnabrechnung beeinflussen:

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Neu erstellen“, um die Lohnabrechnung neu zu generieren.
Laden Sie das aktualisierte PDF herunter, um die neueste überarbeitete Version zu erhalten.

Bitte beachten Sie, dass das heruntergeladene PDF weiterhin die vorherigen Abrechnungsinformationen enthält, wenn der Admin die Stammdaten aktualisiert, ohne auf "Neu erstellen“ zu klicken.

Die Schaltfläche "Neu erstellen“ muss verwendet werden, um die Lohnabrechnung basierend auf den aktualisierten Stammdaten neu zu berechnen, damit die neuesten Abrechnungsinformationen übernommen werden.

1.3 Format der Lohnabrechnung

Unten sehen Sie die Lohnabrechnung für Vertriebsmitarbeiter (Vertriebsformat)

Unten sehen Sie die Lohnabrechnung für Angestellte (Nicht-Vertrieb) – Standardformat

Erklärung der Gehaltsstruktur

In Jeydoo werden Mitarbeiter der Kategorie "Angestellte“ entweder als Vertriebsmitarbeiter oder allgemeine Mitarbeiter (Nicht-Vertrieb) klassifiziert.

Der Hauptunterschied liegt in ihrer leistungsbasierten Vergütungsstruktur und dem Format der Lohnabrechnung.

Vergleich der Gehaltsstruktur

Funktion Vertriebsmitarbeiter
Allgemeiner Mitarbeiter

(Nicht-Vertrieb)

Grundgehalt ✔ ✔

Einzelbonus ✔ ✖

Gruppenbonus ✔ ✖

PT-Provision ✔ ✖

Individueller Bonus ✔ ✔

Format der Lohnabrechnung Vertriebsformat Standardformat

Hinweise

Vertriebsmitarbeiter enthalten leistungsbasierte Komponenten wie Einzelbonus, Gruppenbonus und PT-Provision.

Allgemeine Mitarbeiter haben eine vereinfachte Struktur, bei der nur der individuelle Bonus als zusätzliche Komponente enthalten ist.

Änderungen an Gehaltskomponenten erfordern, dass der Admin auf „Neu erstellen“ klickt, um die Lohnabrechnung und den PDF-Snapshot zu aktualisieren.

Funktion	Vertriebsmitarbeiter	Allgemeiner Mitarbeiter (Nicht-Vertrieb)
Grundgehalt	✔	✔
Einzelbonus	✔	✖
Gruppenbonus	✔	✖
PT-Provision	✔	✖
Individueller Bonus	✔	✔
Format der Lohnabrechnung	Vertriebsformat	Standardformat

2. Employment Type - Mini-Jobber

2.1 Generating Multi-Payroll

To generate payroll for multiple Mini-Jobbers, go to Payroll Settlements > Mini-Jobbers Multi

Click the [Add] button on the top right.
Payroll period is preselected for Mini-Jobber.
Click Submit to generate the multi payroll.

The Payroll Period is limited to the previous month due to WTA calculations for Mini-Jobbers. Once WTA balance is finalised, earlier periods cannot be regenerated to ensure data integrity.

Once a multi payroll is generated:

All included Mini-Jobbers will also appear under the "Mini-Jobber Single" payroll list.
Each Mini-Jobber’s payroll can be viewed individually from this section.

2.2 Generate Single Payroll

You will find this listing under Payroll Settlements > Mini-Jobbers Single after a multi-payroll is added.

Alternatively, Admin can also generate a single payroll by clicking the "Add" Button.

Screenshot of Single Payroll Listing :

Download Payroll PDF

On this page, Admin can click on the PDF icon to download the payroll snapshot in PDF format.

Update Payroll After Master Data Changes

If any changes are made to the master data that affect payroll:

Click the Recreate button to regenerate the payroll.
Download the updated PDF to obtain the latest revised version.

NOTE: Recreate Restriction for Mini-Jobber Payroll

The Recreate function for Mini-Jobber payroll is subject to WTA (Working Time Account) data integrity rules.

Payroll can be recreated for the latest payroll period, allowing updates to be reflected before finalization.

For closed periods (periods where WTA balances have already been calculated and carried forward), any changes related to WTA will not be recalculated.

The following fields will remain unchanged:

Paid Hours

Special Payment

Taken WTA Hours

Added WTA Hours

Carried Forward WTA Hours

Total WTA Hours

Total Amount (Paid Hours portion)

Changes to master data that are not related to WTA may still be reflected when recreating payroll.

2.3 Payroll Format

Below is the payslip for Sales Mini-Jobber (Sales Format)

Below is the payslip for Mini-Jobber (Not Sales) - Standard Format

Salary Structure

Mini-Jobbers are paid based on an hourly wage model, with additional bonuses depending on their role (Sales/ Non-Sales, department, and location sales performance.

Their total salary is also subject to a maximum monthly earning limit, with adjustments managed through the Working Time Account (WTA / AZK).

Salary Structure Comparison

Component
Mini-Jobber

(Sales Department)

Mini-Jobber

(Non-Sales Department)

Hourly Wage ✔ ✔

Working Hours ✔ ✔

Single Bonus (Sales-based) ✔ ✖

* Mini-Jobber Bonus ✔ ✔

Custom Bonus ✔ ✔

Tax-Free Custom Bonus ✔ ✔

* Mini-Jobber Bonus applies only to selected departments configured by the Admin.If no target range and bonus amount are defined for the Location and Department, the bonus will not be applied.

Notes

Mini-Jobbers are paid based on an hourly wage model, with bonus eligibility depending on their job function (Sales / Non-Sales).

Mini-Jobber Bonus is only applicable to departments that have been configured by the Admin for a specific Location, with defined target achievement ranges and bonus amounts.

Total earnings are subject to a maximum monthly earnings.

Any changes to salary-related configurations require clicking Recreate to update the payslip accordingly.

Component	Mini-Jobber (Sales Department)	Mini-Jobber (Non-Sales Department)
Hourly Wage	✔	✔
Working Hours	✔	✔
Single Bonus (Sales-based)	✔	✖
* Mini-Jobber Bonus	✔	✔
Custom Bonus	✔	✔
Tax-Free Custom Bonus	✔	✔